Política de Conservación, Exportación y Eliminación de Datos

Altezza Inbox

Última actualización: [Fecha]
Fecha de entrada en vigor: [Fecha]

1. Identificación del proveedor

Altezza Inbox es operado por:

• Nombre o razón social: [Nombre legal del proveedor]
• Domicilio: [Domicilio legal]
• País: [País]
• Correo para solicitudes de datos y privacidad: [Correo]
• Sitio web: https://altezza-inbox.com

Esta política explica cómo se conservan los datos, cómo puede solicitarse su exportación o devolución y qué condiciones se aplican a su eliminación.

Complementa la Política de Privacidad, los Términos y Condiciones y el Acuerdo de Tratamiento de Datos —DPA— que corresponda.

2. Alcance y responsabilidades

Esta política comprende la información tratada mediante Altezza Inbox, incluyendo, según las funciones utilizadas:

• Datos de cuenta y empresa.
• Contactos, clientes y prospectos.
• Mensajes y metadatos de conversaciones.
• Respuestas a formularios.
• Notas, etiquetas y asignaciones.
• Recordatorios e historial de seguimiento.
• Plantillas e instrucciones empresariales.
• Información de suscripción y facturación.
• Registros técnicos y de seguridad.
• Copias de respaldo bajo control del Proveedor.

Información administrada por las empresas clientes

Cuando una empresa incorpora datos de sus contactos o clientes, esa empresa determina las finalidades del tratamiento y las instrucciones de conservación, dentro del marco legal y contractual aplicable.

Altezza Inbox procesa esa información por cuenta de la empresa conforme al DPA y a las instrucciones válidas recibidas.

Información utilizada por Altezza Inbox para fines propios

Los datos necesarios para administrar cuentas, facturar, atender soporte o cumplir obligaciones legales pueden tener plazos diferentes. Su tratamiento se explica también en la Política de Privacidad.

3. Principios de conservación

Los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para las finalidades autorizadas, la prestación del servicio y el cumplimiento de obligaciones legales.

La conservación deberá considerar:

• La naturaleza y sensibilidad de los datos.
• La finalidad para la que fueron obtenidos.
• Las instrucciones válidas de la empresa cliente.
• Los periodos contractuales.
• Las obligaciones fiscales, contables y legales.
• La atención de reclamaciones o controversias.
• Los requisitos de seguridad y prevención de fraude.

Tener una cuenta activa no justifica conservar indefinidamente cualquier dato. Los plazos y criterios aplicables se establecen en la siguiente sección.

4. Plazos y criterios de conservación

Los periodos deberán completarse antes de publicar esta política y mantenerse coherentes con el DPA.

Categoría	Plazo o criterio	Inicio del cómputo
Datos de registro y administración de cuenta	[Plazo o criterio]	[Cierre de cuenta, fin de relación u otro evento]
Contactos, clientes y prospectos	[Plazo o criterio]	[Última actividad, instrucción del Cliente u otro evento]
Mensajes y conversaciones	[Plazo o criterio]	[Recepción, última actividad u otro evento]
Respuestas a formularios	[Plazo o criterio]	[Recepción o cierre de la solicitud]
Notas, etiquetas e historial comercial	[Plazo o criterio]	[Cierre de la relación o evento definido]
Plantillas e información empresarial	[Plazo o criterio]	[Sustitución, eliminación o fin del servicio]
Solicitudes de soporte	[Plazo]	[Cierre de la solicitud]
Registros técnicos y de seguridad	[Plazo]	[Generación del registro]
Datos fiscales y de facturación	[Plazo exigido por la legislación aplicable]	[Evento fiscal o contable correspondiente]
Registros mínimos de bajas comerciales	[Plazo o criterio justificado]	[Solicitud de baja]
Copias de respaldo	[Periodo de rotación]	[Creación de cada copia]

Los acuerdos particulares podrán establecer condiciones específicas, siempre que sean lícitas y estén documentadas.

5. Exportación y devolución de datos

El Cliente podrá solicitar la devolución o exportación de la información que le corresponda mediante [Procedimiento o correo].

Antes de entregar información, verificaremos que la solicitud provenga de una persona autorizada y que no implique divulgar datos de otras cuentas.

La solicitud deberá indicar:

1. Empresa o cuenta relacionada.
2. Datos o periodo solicitado.
3. Persona autorizada para recibirlos.
4. Finalidad de la solicitud, cuando sea necesaria para determinar su alcance.
5. Formato preferido, si corresponde.

No se solicitarán contraseñas, claves API ni datos completos de tarjetas.

Las solicitudes de portabilidad de titulares se atenderán conforme a los requisitos legales aplicables, que pueden ser distintos de una exportación contractual para una empresa.

6. Alcance, formato y entrega de exportaciones

Las condiciones de exportación serán:

• Datos incluidos: [Categorías y alcance].
• Formatos disponibles: [Confirmar formatos efectivamente soportados].
• Plazo de respuesta inicial: [Plazo en días hábiles].
• Plazo estimado de preparación: [Plazo].
• Medio de entrega: [Mecanismo seguro].
• Vigencia del acceso a la entrega, si aplica: [Plazo].
• Costos extraordinarios, si existen: [Condiciones previamente informadas].

Antes de confirmar una entrega, se informarán las exclusiones o limitaciones relevantes.

Una exportación no incluye automáticamente:

• Código fuente o componentes propios del servicio.
• Contraseñas, secretos o credenciales.
• Datos de otras empresas.
• Información de terceros que no pueda entregarse legalmente.
• Documentación interna de seguridad cuya divulgación genere riesgos.

La exportación no implica la eliminación de la información original ni garantiza compatibilidad automática con otro sistema.

Una vez recibida la copia, el Cliente será responsable de protegerla y gestionar su conservación.

7. Cancelación, cierre de cuenta y desconexión

Las siguientes acciones tienen efectos diferentes:

• Cancelar una suscripción: afecta la contratación y los cobros según la política correspondiente.
• Cerrar una cuenta: afecta la disponibilidad del acceso.
• Desconectar una integración: afecta las nuevas operaciones que dependan de esa autorización.
• Eliminar datos: requiere ejecutar el procedimiento aplicable a la información solicitada.

Ninguna de estas acciones debe interpretarse automáticamente como equivalente a las demás.

Después de finalizar el servicio:

• Periodo para solicitar devolución de datos: [Plazo].
• Disponibilidad de acceso durante ese periodo: [Condiciones].
• Inicio del proceso de eliminación: [Evento y plazo].
• Tratamiento cuando no se reciben instrucciones: [Regla que deberá comunicarse previamente].

La conservación posterior al cierre no será indefinida y estará sujeta a los plazos y excepciones de esta política.

8. Solicitudes de eliminación

El Cliente podrá solicitar la eliminación de datos mediante [Procedimiento o correo].

La solicitud deberá identificar la cuenta y la información que se desea eliminar. Podremos pedir aclaraciones razonables para verificar la autorización y evitar la eliminación de información ajena o distinta de la solicitada.

Antes de ejecutar una eliminación irreversible, se confirmarán su alcance y sus consecuencias mediante [Mecanismo de confirmación].

Las condiciones serán:

• Plazo de respuesta inicial: [Plazo].
• Plazo de eliminación en sistemas activos: [Plazo].
• Tratamiento de copias de respaldo: Según la sección 9.
• Confirmación o evidencia disponible: [Descripción].

Podrá restringirse el uso de los datos mientras se resuelve una solicitud, cuando corresponda.

Los derechos legalmente exigibles no quedarán condicionados al pago de servicios adicionales.

9. Copias de respaldo y restauración

Las copias de respaldo tienen como finalidad apoyar la continuidad y recuperación del servicio. No deben considerarse un archivo permanente ni una garantía de recuperación de cualquier dato.

Sus condiciones serán:

• Frecuencia de generación: [Frecuencia verificada].
• Periodo de conservación: [Plazo].
• Ubicación o proveedor: [Información aplicable].
• Personas o funciones con acceso: [Controles].
• Procedimiento de rotación o eliminación: [Descripción].

La eliminación de sistemas activos puede no producir una eliminación inmediata de todas las copias de respaldo.

Los datos pendientes de eliminación en respaldos permanecerán protegidos, con acceso restringido, hasta su eliminación o sobrescritura conforme al ciclo establecido.

Si se restaura una copia, deberán reaplicarse las instrucciones de eliminación y restricciones pertinentes para evitar que los datos vuelvan a utilizarse indebidamente.

Cualquier excepción deberá estar justificada, documentada y comunicada cuando corresponda.

10. Datos en integraciones y proveedores externos

Altezza Inbox puede tratar información mediante proveedores de infraestructura, correo, autenticación, inteligencia artificial y otros servicios autorizados.

La devolución o eliminación de información en esos proveedores se gestionará conforme a los contratos, las instrucciones y las obligaciones legales aplicables.

No debe asumirse que borrar un dato en Altezza Inbox lo elimina también de Gmail, de otro servicio conectado o de una cuenta controlada directamente por el Cliente.

Tampoco debe asumirse que eliminarlo en un servicio externo elimina automáticamente la copia previamente incorporada a Altezza Inbox.

El alcance de cada acción deberá informarse antes de ejecutarla.

Cuando sea necesario evitar una nueva importación o sincronización, se coordinarán las restricciones o desconexiones correspondientes.

11. Copias descargadas o compartidas

Los archivos exportados, descargados o enviados a destinatarios autorizados pueden existir fuera de los sistemas controlados por Altezza Inbox.

La eliminación dentro de la plataforma no borra automáticamente:

• Archivos guardados en dispositivos del Cliente.
• Copias recibidas por correo.
• Información exportada a otros sistemas.
• Copias compartidas por el Cliente con terceros.

El Cliente deberá gestionar esas copias conforme a sus propias obligaciones.

Esto no exime al Proveedor de gestionar las copias que permanezcan bajo su control ni de las obligaciones aplicables a sus subencargados.

12. Excepciones y conservación restringida

Podrá conservarse información cuando sea necesario y esté legalmente permitido para:

• Cumplir obligaciones fiscales o contables.
• Atender requerimientos válidos de autoridades.
• Formular, ejercer o defender reclamaciones.
• Investigar incidentes de seguridad.
• Cumplir una obligación de preservación de evidencia.
• Respetar solicitudes de baja comercial mediante registros mínimos.

La información conservada por estas razones:

• Se limitará a lo necesario.
• Permanecerá protegida.
• No se reutilizará para finalidades incompatibles.
• Se eliminará cuando deje de existir el fundamento de conservación.

Cuando corresponda, se informará al solicitante sobre la excepción y el criterio aplicable, salvo prohibición legal.

13. Bajas comerciales y registros de exclusión

La eliminación de un contacto no deberá utilizarse para ignorar su solicitud de no recibir comunicaciones.

Cuando exista una base legal válida, podrán conservarse los datos mínimos necesarios para reconocer y respetar una baja o restricción.

Esos registros se utilizarán únicamente para evitar envíos indebidos y no para nuevas campañas.

Una nueva importación no deberá anular la exclusión sin una autorización válida o un cambio legítimo de las circunstancias.

14. Anonimización

Cuando resulte apropiado y esté legalmente permitido, podrá utilizarse anonimización como alternativa a la conservación de datos identificables.

La anonimización deberá impedir razonablemente la identificación de las personas considerando los medios disponibles.

Cambiar un nombre por un identificador o aplicar seudonimización no convierte automáticamente la información en anónima. Si puede vincularse nuevamente con una persona, seguirá tratándose como dato personal.

15. Solicitudes de personas cuyos datos gestiona una empresa cliente

Si tus datos fueron incorporados por una empresa que utiliza Altezza Inbox, puedes dirigirte a esa empresa para ejercer tus derechos.

Si recibimos directamente tu solicitud, determinaremos el rol que corresponde y la canalizaremos o atenderemos conforme a la legislación y al DPA aplicables.

No entregaremos ni eliminaremos información de una empresa únicamente porque la solicite una persona cuya identidad y facultades no se hayan verificado.

Esta verificación será proporcional y no deberá impedir injustificadamente el ejercicio de derechos.

16. Cambios y contacto

Esta política podrá actualizarse para reflejar cambios operativos, contractuales o legales.

Los cambios relevantes se comunicarán conforme a los contratos y a la legislación aplicable. No se utilizarán para ampliar retroactivamente una conservación sin fundamento válido.

Para solicitar exportación, devolución, eliminación o información sobre conservación:

Responsable: [Nombre legal del proveedor]
Correo: [Correo de privacidad y gestión de datos]
Horario y zona horaria: [Horario]
Sitio web: https://altezza-inbox.com

Ninguna disposición limita los derechos irrenunciables de los titulares ni las obligaciones legales de las partes.